Cada fin de mes eran de 4 a 5 días seguidos de horas extra. Los asientos de 1.500 transacciones, el cálculo del IVA, el balance de comprobación, todo lo hacíamos a mano. Ahora solo envío los movimientos y todo queda listo ese mismo día. Todavía me resulta raro haber terminado el cierre del pasado diciembre a las 6 de la tarde.

Por cada compraventa hay que sacar de 5 a 7 notas simples del registro, y cuando se acumulaban 50 encargos pasaba casi todo el día pegado a iros. Ahora paso la lista de direcciones y en 30 minutos llegan juntos los PDF y una tabla resumen. Todavía me mareo al acordarme de escribir 100 veces la contraseña del certificado del registro.

Enviaba a mano las facturas a 200 clientes a principios de cada mes. Ordenar los datos, rellenar el formulario, adjuntar al correo, enviar… ocho horas enteras de una vez. Ahora salen solas la mañana del día 1 y hasta me deja preparado el seguimiento de quienes no han pagado.

Cuando entran 100 empleados nuevos a la vez, introducía por separado los contratos, los cuatro seguros sociales, las credenciales y las cuentas de los sistemas internos. Ni con horas extra terminaba. Ahora solo entrego la lista de nuevos empleados en Excel y quedan registrados en todos los sistemas a la vez, con los contratos en PDF generados en lote.

Cada día revisaba en DART las comunicaciones de las 100 empresas que cubro. Ver si había una nueva, clasificarla, resumirla y compartirla con el equipo. Eso me llevaba 4 horas diarias. Ahora yaap me envía la alerta y el resumen de una vez, solo cuando aparece una comunicación nueva.

Como trabajo solo, emitir facturas, declarar las facturas fiscales y ordenar los recibos eran cosa mía, aunque mi trabajo es el diseño. Ahora, al salir, le escribo a yaap «cierre de este mes» y por la mañana tengo el resumen ordenado en el correo. De verdad tengo más tiempo para diseñar.

Antes de publicar un inmueble revisaba por separado el registro, los precios de mercado y el valor oficial, yendo y viniendo entre 3 o 4 sitios por inmueble. Revisar 100 inmuebles era un día entero. yaap recibe la dirección y ordena todos los datos en una sola tabla. El tiempo de revisión se redujo a una décima parte.

Cada trimestre presentaba el IVA de 70 clientes: recibir la documentación, clasificar los conceptos, introducirlos en Hometax, imprimir y enviar las declaraciones. La semana de cierre trimestral eran las 2 de la madrugada todos los días. Ahora solo clasifico la documentación y yaap termina la presentación y envía las declaraciones por correo automáticamente.

Recogía cada día los datos de pedidos de 5 marketplaces y hacía yo mismo el descuento de stock, los pedidos de compra y la impresión de etiquetas. Los días de pedidos masivos eran 6 horas a pleno rendimiento. Con yaap, la unificación de marketplaces y la generación de pedidos de compra ocurren a la vez. Iba a contratar a una persona y no hizo falta.

Cada mes organizaba a mano la asistencia, el progreso, los avisos a los padres y las facturas del mes siguiente de 80 alumnos. Me ocupaba un sábado entero. Ahora le paso la lista a yaap y todo termina en un solo flujo: CSV de asistencia → avisos por KakaoTalk a los padres → facturas en lote. El sábado vuelve a ser sábado.

Descargar cada día los datos de 7 canales publicitarios, unificarlos en Excel, hacer la hoja comparativa y redactar el informe. Solo ordenar los datos se llevaba toda la mañana. yaap recoge automáticamente los datos de cada canal y me envía cada mañana a las 9 un informe consolidado en PDF. Por fin tengo tiempo para «analizar» de verdad.

A 300 clientes les enviaba cada semana el catálogo de novedades, actualizaba la tabla de stock y ordenaba los correos de pedidos recibidos, todo a mano. La mitad de la semana se iba en trabajo administrativo. Ahora solo actualizo la información de los productos nuevos y el catálogo se genera solo y se envía a cada cliente. Puedo volver a centrarme en la tienda.