본 사례는 실제 외주 프로젝트 수행 기록을 바탕으로 작성했습니다.
신고자료가 아니라 홈택스에 들어가는 단계부터 막혔습니다
저희는 OO세무사무소에서 부가가치세 신고를 준비할 때 전자세금계산서, 사업용신용카드, 현금영수증 자료를 홈택스에서 내려받고 회계 프로그램에 반영합니다. 처음에는 이 일을 단순한 엑셀 취합으로 생각했습니다. 실제 병목은 파일을 받은 뒤가 아니라 수임납세자 등록과 동의가 끝난 거래처인지 확인하고, 신고기간과 사업자번호를 바꿔가며 각 조회 화면에서 자료를 빠짐없이 내려받는 과정이었습니다.
신규 거래처는 세무대리 수임동의가 완료되지 않아 조회 자체가 안 되기도 했습니다. 수임은 됐지만 사업용 카드가 등록되지 않았거나, 조회기간을 잘못 선택해 예정신고분과 확정신고분이 섞이는 경우도 있었습니다. 전자세금계산서는 수정발급분과 당초분을 함께 봐야 했고, 카드·현금영수증에는 취소건과 중복 수집 건이 섞였습니다. 거래처가 보낸 계정별 원장과 홈택스 합계가 다르면 담당자는 다시 로그인해 어느 자료가 빠졌는지 화면별로 확인했습니다.
월말에는 “자료를 받았는가”보다 “어느 거래처의 어떤 권한·기간·증빙이 아직 준비되지 않았는가”를 아는 일이 중요했습니다. 이 상태가 보이지 않으면 이미 수집한 거래처를 다시 열고, 수임동의가 안 된 거래처는 마감 직전에야 발견했습니다.
기존 AI는 홈택스의 현재 상태를 대신 확인하지 못했습니다
일반 AI에 부가세 신고 준비 절차를 물으면 필요한 증빙이나 대사 기준은 설명해 줬습니다. 내려받은 엑셀을 올리면 열을 맞추고 중복 후보를 찾는 일도 가능했습니다. 그러나 실제 업무의 시작점인 홈택스 로그인, 세무대리 수임동의 상태 확인, 거래처 전환, 신고기간 선택, 전자세금계산서·사업용신용카드·현금영수증 화면 이동과 다운로드는 이어서 수행하지 못했습니다.
특히 화면에 표시된 “조회 결과 없음”이 실제 무거래인지, 수임동의 미완료인지, 카드 미등록인지, 기간 선택 오류인지 AI 대화만으로는 구분할 수 없었습니다. 수정세금계산서와 취소 승인처럼 앞뒤 건을 함께 봐야 하는 자료도 현재 조회 결과와 원장을 연결해야 했습니다. 결국 AI가 엑셀을 정리해도 담당자가 거래처별 홈택스 수집과 상태 확인을 모두 먼저 끝내야 했습니다.
yaap에 문의해 만든 홈택스 신고자료 수집 플러그인
yaap에는 세무사무소의 승인된 사용자 세션에서만 작동하는 전용 플러그인을 요청했습니다. 플러그인은 인증을 우회하지 않고, 담당자가 접근 권한을 가진 거래처와 신고기간만 대상으로 삼았습니다. 입력은 거래처 목록, 사업자등록번호, 신고기간, 회계 프로그램의 기존 원장과 계정·증빙 매핑 규칙이었습니다. 결과물은 홈택스 원본 파일, 수집 상태표, 원장 대사표, 회계 입력용 자료와 예외 큐로 나뉘었습니다.
1. 수임·동의 상태 확인 — 거래처 목록을 홈택스의 세무대리 관계와 대조해 수임동의 완료, 동의 대기, 조회권한 확인 필요 상태로 나눴습니다. 미완료 거래처는 억지로 진행하지 않고 담당자가 안내할 수 있도록 사업자번호와 상태가 포함된 연락 목록으로 남겼습니다.
2. 거래처·기간별 원본 수집 — 담당자가 승인한 세션에서 거래처와 신고기간을 고정한 뒤 전자세금계산서 매입·매출, 사업용신용카드 매입, 현금영수증 내역을 각각 조회하고 원본 파일과 조회조건을 함께 보관했습니다. 조회 결과가 비어 있거나 다운로드가 중단되면 완료로 처리하지 않았습니다.
3. 취소·수정·중복 예외 분리 — 승인번호, 작성일자, 사업자등록번호, 공급가액·세액을 기준으로 당초분과 수정발급분, 카드 승인과 취소, 여러 경로에서 반복 수집된 증빙을 연결했습니다. 자동으로 삭제하지 않고 원거래와 예외 사유가 보이는 검토 묶음으로 만들었습니다.
4. 원장 대사와 입력자료 생성 — 홈택스 수집분을 거래처가 보낸 원장과 대조해 누락, 금액 차이, 사업자번호 불일치, 계정 매핑 미확정 건을 분리했습니다. 확정된 행만 회계 프로그램 업로드 형식으로 만들고, 공제·불공제 판단이 필요한 행은 입력 대상에서 보류했습니다.
5. 마감 상태표 인계 — 거래처별로 수임동의, 세 가지 자료의 조회·다운로드, 원장 대사, 보완 요청, 회계 입력 준비 상태를 한 표에 모았습니다. 담당자는 예외를 검토하고 공제 여부와 신고 내용을 확정한 뒤 홈택스 인증과 전자신고를 직접 진행했습니다.
전체 자료 수집이 아니라 미완료 거래처만 보게 됐습니다
가장 큰 변화는 엑셀 정리 속도보다 신고기간 동안 어디까지 끝났는지 거래처별로 바로 보인 것이었습니다. 담당자는 이미 내려받은 자료를 다시 확인하지 않고, 수임동의 대기 거래처, 조회가 비어 있는 항목, 수정·취소 연결이 필요한 건, 원장과 합계가 다른 건만 이어서 처리했습니다. 거래처에 보완을 요청할 때도 “자료를 다시 보내 달라”가 아니라 누락된 증빙 종류와 기간을 특정할 수 있었습니다.
플러그인이 세무 판단이나 신고를 대신한 것은 아닙니다. 공제·불공제, 과세기간 귀속, 수정세금계산서 처리, 과세표준과 세액의 확정은 세무 전문가가 맡았습니다. yaap이 줄인 것은 그 판단 전에 반복되던 권한 확인, 화면 이동, 조건별 다운로드, 원장 대사와 예외 분류였습니다.