본 사례는 실제 외주 프로젝트 수행 기록을 바탕으로 작성했습니다.
영수증 유무가 아니라 집행정보 한 줄의 완결성이 문제였습니다
저희 OO비영리단체는 보조사업을 운영하면서 보조금 전용카드 내역, 계좌이체확인증, 세금계산서와 영수증을 월별 폴더에 모았습니다. 그런데 e나라도움 정산에서 필요한 단위는 폴더나 영수증 한 장이 아니라 시스템에 등록된 개별 집행 건이었습니다. 같은 거래처·같은 날의 지급이라도 보조세목, 재원구분, 증빙유형과 계약집행 여부에 따라 서로 다른 행과 증빙 묶음이 됐습니다.
카드 집행에는 카드전표와 지출결의가, 계좌이체에는 세금계산서와 이체확인증이 연결돼야 했습니다. 계약 건은 계약서·견적서뿐 아니라 납품 또는 검수 자료까지 찾아야 했고, 자부담이 섞이면 재원구분도 확인해야 했습니다. 파일은 모두 있는데 어느 집행 행에 붙여야 하는지 불명확하거나, 한 증빙이 두 건에 중복 첨부되는 문제가 마감 때 드러났습니다.
더 어려운 부분은 교부결정 이후 사업계획이나 예산이 변경된 경우였습니다. 내부 집행대장에는 예전 보조세목이 남아 있고 e나라도움의 현재 행은 변경된 세목으로 등록돼 있으면 금액 합계만으로는 오류를 찾기 어려웠습니다. 정산 담당자는 문서를 스캔하는 시간보다 시스템 행, 재원, 계약 구분과 증빙의 관계를 다시 확인하는 데 더 많은 주의를 썼습니다.
기존 AI는 e나라도움의 실제 집행 상태를 볼 수 없었습니다
일반 AI는 보조금 정산 체크리스트를 만들고 영수증 파일명을 정리할 수 있었습니다. 하지만 현재 사업의 e나라도움 화면에 로그인해 집행정보등록 행을 열고, 각 행의 보조세목·재원구분·증빙유형·계약집행 상태를 내부 대장과 대조하지는 못했습니다. 파일을 업로드한 뒤 접수됐는지, 보완 요청이 어느 집행 건에 달렸는지, 다시 올린 첨부가 최신 상태인지도 대화창 밖의 실시간 상태였습니다.
그래서 AI가 “증빙 완비”라고 분류한 폴더도 실제 시스템에서는 집행등록 누락, 첨부 위치 오류, 기간 외 집행, 금액 불일치로 남을 수 있었습니다. 정산의 병목은 문서 내용을 읽는 능력보다 현재 시스템의 행을 기준으로 자료를 배치하고, 업로드 이후 상태까지 이어서 관리하는 능력이었습니다.
yaap에 문의해 만든 e나라도움 집행·증빙 매핑 플러그인
플러그인은 교부결정서, 승인된 사업계획·예산, 내부 집행대장, 카드·계좌이체 내역, 계약·견적·납품·검수 자료를 입력으로 받았습니다. 담당자가 승인한 e나라도움 세션에서 현재 집행등록 행을 조회해 내부 자료와 연결했고, 최종 판단이나 승인 대신 등록 준비표·첨부 묶음·예외 큐·보완 현황을 만들었습니다.
1. 현재 사업과 집행 행 고정 — 사업연도와 보조사업을 확인하고 e나라도움에 등록된 집행일자, 거래처, 금액, 보조세목, 재원구분, 증빙유형과 계약 관련 상태를 가져왔습니다. 조회하지 못한 행은 내부 대장값으로 대신 확정하지 않고 미확인으로 남겼습니다.
2. 집행대장·계획예산 대조 — 시스템 행을 교부결정 및 변경 승인된 예산, 내부 집행대장과 맞췄습니다. 보조세목이나 재원구분이 다르거나 사업기간 밖인 건, 한 번에 여러 세목이 섞인 건은 담당자 판단 대상으로 분리했습니다.
3. 집행 건별 증빙 묶음 구성 — 카드전표·지출결의, 세금계산서·이체확인증, 계약서·견적서·납품서·검수확인서를 거래일, 거래처, 공급가액과 지급액을 근거로 해당 행에 연결했습니다. 후보가 둘 이상이거나 같은 파일이 중복 연결되면 자동 첨부하지 않았습니다.
4. 업로드와 결과 상태 기록 — 담당자가 승인한 묶음만 정해진 파일명과 순서로 첨부하고, 업로드 성공 여부와 미첨부 파일을 집행 행별로 기록했습니다. 시스템의 보완 요청이 생기면 요청 문구, 대상 행, 필요한 자료와 재업로드 상태를 같은 큐에서 추적했습니다.
5. 정산 검토본 인계 — 등록 완료, 증빙 보완, 세목·재원 확인, 계약·검수 확인이 필요한 건을 나눈 집행 목록과 실적(정산)보고 준비 체크리스트를 만들었습니다. 사업 담당자와 회계 검토자가 집행 적정성과 증빙 인정 여부를 판단하도록 여기서 멈췄고, 최종 승인과 제출은 수행하지 않았습니다.
폴더 전체가 아니라 시스템에서 막힌 행만 확인했습니다
이후 정산 담당자는 증빙 폴더를 처음부터 다시 훑지 않았습니다. e나라도움의 각 집행 행을 기준으로 첨부 완료, 보완 필요, 세목·재원 확인, 계약·검수 누락 상태를 확인했습니다. 같은 날 같은 거래처에 지급한 건도 어느 행과 연결됐는지 보였고, 보완 요청이 오면 해당 집행 묶음만 다시 열 수 있었습니다.
보조사업 지침의 해석, 보조세목과 재원구분의 확정, 계약집행 여부, 증빙 인정과 집행 적정성, 실적(정산)보고 승인·제출은 권한 있는 담당자가 맡았습니다. yaap이 효율화한 범위는 실제 집행 행 조회부터 증빙 배치, 업로드 결과와 보완 상태 추적까지의 반복 작업이었습니다.