본 사례는 실제 외주 프로젝트 수행 기록을 바탕으로 작성했습니다.
실제 병목은 검색이 아니라 ‘출원 가능한 지정상품’으로 확정하는 과정이었습니다
저희 OO특허사무소도 상담 단계에서는 이미 KIPRIS와 AI를 함께 쓰고 있었습니다. 고객이 보내온 브랜드명을 기준으로 비슷한 표장을 찾고 검색 결과를 요약하는 일까지는 빨라졌습니다. 그런데 사건을 수임한 뒤부터는 여전히 담당자가 메일, 홈페이지, 쇼핑몰과 사업소개서를 다시 열어 봐야 했습니다.
예를 들어 고객은 “반려동물 라이프스타일 플랫폼”이라고 설명하지만, 실제 출원서에는 판매 예정 상품과 제공할 서비스를 나눠 상품류와 지정상품을 정해야 합니다. 쇼핑몰에는 아직 출시하지 않은 품목이 섞여 있고, 일상적인 상품명이 고시 명칭과 바로 대응하지 않는 경우도 있었습니다. 같은 표장이 검색돼도 지정상품, 유사군코드와 현재 권리상태를 함께 봐야 하므로 표장 이름만 비슷하다는 이유로 결론을 낼 수도 없었습니다.
그 뒤에는 출원인 명칭·주소와 특허고객번호의 명의가 맞는지, 문자상표와 결합상표 중 어떤 표장 견본을 쓸지, 위임장이 필요한지까지 확인해야 했습니다. 고객이 로고를 한 번 수정하거나 품목을 추가하면 지정상품표, 조사표, 고객 확인본과 전자출원 준비 파일을 함께 고쳐야 했습니다. 저희가 줄이고 싶었던 것은 검색 시간이 아니라, 고객의 사업 설명을 변리사가 판단할 수 있는 출원 단위로 바꾸고 그 상태를 끝까지 맞추는 시간이었습니다.
기존 AI는 KIPRIS의 현재 상태와 특허로 제출 직전 상태를 이어 주지 못했습니다
저희가 쓰던 대화형 AI는 상품 설명을 붙여 넣으면 상품류와 지정상품 문구를 제안하고, 선행상표 검토 의견의 초안도 작성했습니다. 하지만 어느 날짜에 어떤 검색식·상품류·유사군 조건으로 KIPRIS를 조회했는지 직접 남기지는 못했습니다. 검색 결과의 출원·등록·거절·소멸 같은 현재 권리상태가 바뀌어도 기존 답변은 그대로였고, 담당자가 KIPRIS에서 다시 확인해야 했습니다.
더 큰 단절은 그다음이었습니다. AI는 고객 메일의 최신 로고를 골라 사건 폴더의 표장 견본과 맞추거나, 출원인 정보와 특허고객번호의 명의 불일치를 발견해 보완 질문으로 돌리지 못했습니다. 변리사가 확정한 지정상품을 PKEAPS 입력 항목과 첨부 파일 목록으로 옮기고, 고객 확인 전·확인 완료·전자서명 대기 같은 사건 상태를 갱신하는 것도 별도 일이었습니다. 문장을 만들어 주는 AI는 있었지만, 실시간 조사 화면과 고객 자료, 전자출원 준비 상태를 한 사건으로 연결하는 실행 주체는 없었습니다.
yaap에 문의해 ‘상표 출원패키지 준비 스킬’을 만들었습니다
등록 가능성 판단이나 출원 전략을 자동화해 달라고 요청하지 않았습니다. 고객이 제공한 사업·출원인 자료를 수집하고, 변리사가 확정해야 할 쟁점을 드러낸 뒤, 확인된 값만 특허로 전자출원 직전의 준비물로 연결하는 전용 스킬을 만들었습니다.
1. 고객 자료를 사건 단위로 고정했습니다 — 상담 메일, 사업소개서, 홈페이지·쇼핑몰 URL, 판매 예정 품목, 출원인 정보, 특허고객번호 자료, 위임장과 표장 이미지를 읽어 최신본과 이전본을 구분했습니다. 결과물로 출원 기본정보표와 자료 누락 목록을 만들고, 법인명·주소·명의가 맞지 않는 값은 임의로 합치지 않았습니다.
2. 사업 설명을 지정상품 검토표로 바꿨습니다 — 실제 판매·제공 예정 항목을 상품과 서비스로 나누고, 상품류·고시 명칭 후보·유사군코드를 붙였습니다. 홈페이지의 마케팅 표현처럼 바로 확정할 수 없는 항목은 확인 필요로 분리해 고객에게 물을 질문과 변리사가 범위를 결정할 쟁점을 함께 출력했습니다.
3. KIPRIS 조사 근거를 다시 확인할 수 있게 남겼습니다 — 승인된 검색 조건으로 선행상표를 조회하고 조회일, 검색식, 상품류·유사군 조건, 표장, 출원인, 지정상품과 권리상태를 선행상표 검토표에 연결했습니다. 결과를 단순 요약하지 않고 변리사가 유사 여부와 출원 방향을 기록할 수 있도록 원문 확인 경로와 검토란을 남겼습니다.
4. 확정값만 전자출원 준비물로 변환했습니다 — 고객과 변리사가 확인한 출원인, 표장 견본, 지정상품만 PKEAPS 입력용 데이터와 파일명 규칙에 반영했습니다. 출원정보 확인서, 표장 견본 확인본, 지정상품 확정표, 위임장·증명서류 체크리스트, 전자출원 파일 목록을 같은 사건 버전으로 묶었습니다.
5. 제출 직전까지 상태와 예외를 추적했습니다 — 고객 확인 대기, 특허고객번호 보완, 표장 원본 교체, 위임장 미수령, 변리사 최종 검토, 전자서명 대기를 사건별로 표시했습니다. 변리사가 등록 가능성·유사 판단·지정상품 범위와 출원 전략을 확정하고, 특허로에서 전자서명과 최종 제출을 직접 진행하도록 경계를 뒀습니다.
담당자는 자료를 다시 모으는 대신 판단이 필요한 사건만 보게 됐습니다
도입 전에는 담당자가 사건을 열 때마다 메일의 로고와 홈페이지 품목을 다시 찾고, KIPRIS 검색 화면과 지정상품표, 출원서 초안이 같은 버전인지 확인했습니다. 지금은 한 사건 패키지 안에서 조사 조건, 권리상태, 지정상품 후보, 고객 확인 내용과 전자출원 준비 상태를 이어서 볼 수 있습니다.
업무 효율이 달라진 지점도 분명했습니다. 모든 사건의 자료를 처음부터 다시 훑는 방식에서, 명의 불일치·모호한 지정상품·변경된 표장·미수령 위임장처럼 실제 확인이 필요한 예외만 검토하는 방식으로 바뀌었습니다. 고객에게도 여러 차례 흩어진 질문을 보내는 대신 하나의 확인본에서 선택과 보완을 받을 수 있게 됐습니다.
다만 선행상표의 유사 판단, 등록 가능성에 관한 의견, 지정상품 범위와 출원 전략은 여전히 변리사의 업무입니다. 전자서명과 제출도 사람이 직접 합니다. yaap이 줄인 것은 전문 판단 자체가 아니라, 그 판단에 필요한 최신 자료와 출원 직전 준비물을 같은 사건 상태로 유지하는 반복 작업이었습니다.