본 사례는 실제 외주 프로젝트 수행 기록을 바탕으로 작성했습니다.
실제 병목은 문안 작성이 아니라, 발송 직전의 주소·대표자·청구잔액을 확정하는 일이었습니다
OO법무사무소는 물품대금과 용역대금 미수 사건의 내용증명 초안을 만들 때 이미 생성형 AI를 사용하고 있었습니다. 하지만 의뢰인이 준 계약서에는 거래 당시 법인 주소와 대표자가 적혀 있었고, 현재 등기사항과 다른 경우가 있었습니다. 이전 우편물이 폐문부재나 수취인불명으로 반송된 사건은 최신 본점 소재지와 대표자 표시를 다시 확인해야 했습니다.
금액도 세금계산서 합계만 옮길 수 없었습니다. 계약금, 중도금, 일부 변제액, 상계 주장, 지급기일 연장 약속을 계약서·거래명세서·계좌내역·이메일 순으로 놓고 현재 청구잔액을 다시 계산해야 했습니다. 의뢰인이 말한 미수액과 입금내역이 다르거나, 메시지에서 새 지급기일을 합의한 경우에는 발송 문구와 이행기한도 그대로 쓸 수 없었습니다. 문안을 완성한 뒤에는 발송용 3부, 봉투의 수신인 표시, 첨부자료와 발송·배달 결과까지 사건기록에 남겨야 했습니다.
기존 AI는 독촉 문구를 만들었지만, 최신 등기와 실제 발송 상태를 확인하지 못했습니다
일반적인 AI는 계약 내용과 미수금 정보를 주면 그럴듯한 최고 문구를 작성했습니다. 그러나 인터넷등기소의 현재 등기사항을 발급·열람해 법인명, 본점 소재지, 대표자를 확인하거나, 계약 당시 정보와 달라진 항목을 찾아 수신인 표시를 갱신하지는 못했습니다. 인증·결제가 필요한 발급 과정도 대화창 안에서는 진행되지 않았습니다.
또 계약서, 세금계산서, 일부 입금, 지급기일 연장 이메일을 시간순으로 연결해 잔액 근거를 남기고, 우체국 발송에 필요한 문서 부수와 봉투 정보를 준비한 뒤 등기번호·배달결과·반송사유를 사건기록으로 되돌리는 일도 남았습니다. 기존 AI는 초안 한 번은 만들 수 있어도 최신 법인 확인부터 발송 가능한 묶음과 사후 배달 상태까지 이어서 처리하지 못했습니다.
yaap에 문의해 ‘법인주소 대조·내용증명 준비 플러그인’을 만들었습니다
플러그인의 입력은 계약서·발주서·세금계산서·거래명세서, 계좌 입금내역, 지급 약속이 담긴 이메일·메신저, 기존 반송 우편물, 의뢰인의 요구사항이었습니다. 담당자가 직접 인증하고 결제한 세션에서 등기사항을 확인하도록 했고, 출력은 법인표시 대조표, 사건 타임라인, 청구잔액 계산표, 내용증명 발송본과 봉투 정보, 발송·배달 상태 대장이었습니다. 법률관계나 청구 가능성을 판단하는 기능이 아니라 발송 전 사실관계를 빠짐없이 확인하는 기능으로 범위를 정했습니다.
1. 최신 법인표시를 계약자료와 대조했습니다. 담당자가 인터넷등기소에서 발급·열람한 현재 등기사항을 기준으로 법인명, 법인등록번호, 본점 소재지, 대표자를 추출했습니다. 계약서·세금계산서·이전 반송봉투의 표시와 다른 부분은 자동 교체하지 않고 변경내역과 확인일을 함께 보여줬습니다.
2. 계약부터 일부 변제까지 사건 타임라인을 만들었습니다. 계약일, 납품·용역 완료일, 세금계산서 발행일, 약정 지급일, 실제 입금일, 지급기일 연장 약속, 마지막 독촉일을 근거 문서 위치와 함께 연결했습니다. 날짜가 충돌하면 가장 최근 값을 추정하지 않고 확인 질문으로 남겼습니다.
3. 청구잔액의 구성과 예외를 분리했습니다. 공급가액·부가세·기지급액·일부 변제액을 대조하고, 세금계산서 합계와 계약금액이 다르거나 입금자명이 다른 건을 예외표에 넣었습니다. 상계나 지연손해금처럼 법률적 검토가 필요한 항목은 계산을 확정하지 않았습니다.
4. 발송 가능한 내용증명 묶음을 준비했습니다. 사무소가 승인한 문안에 확정된 당사자 표시, 거래 경위, 잔액, 요구사항, 회신기한을 넣고 각 문장의 근거표를 만들었습니다. 우체국 제출용 문서 부수와 봉투의 발신인·수신인 표시, 첨부목록, 발송 전 확인표도 함께 출력했습니다.
5. 발송 이후 등기번호와 결과를 사건기록에 연결했습니다. 담당자가 최종 검토·서명하고 직접 발송하면 등기번호, 발송일, 배달일, 배달 결과를 기록했습니다. 반송된 경우에는 반송사유와 사용한 주소를 남겨 다음 조치 전에 다시 확인할 수 있게 했습니다.
초안을 처음부터 검증하는 대신, 주소 변경·금액 차이·반송 건만 집중해서 보게 됐습니다
이전에는 내용증명을 쓸 때마다 계약자료와 입금내역을 다시 읽고, 발송 직전에 상대 법인의 주소를 별도로 확인했습니다. 지금은 최신 등기 표시, 사건 타임라인, 청구잔액의 근거가 한 묶음으로 준비됩니다. 담당자는 모든 문장을 다시 조립하는 대신 주소·대표자 변경, 일부 변제와 금액 차이, 연장된 지급기일, 이전 반송 건을 우선 확인합니다. 발송 뒤에도 등기번호와 배달 결과가 같은 사건기록에 남습니다.
채권의 성립, 최고·해제·해지의 적절성, 지연손해금과 최종 문안은 법률 전문가가 판단합니다. 인증·결제·서명·실제 발송도 담당자가 수행합니다. yaap이 줄인 것은 법률 판단이 아니라 최신 법인정보, 거래 경위, 청구잔액, 발송본과 배달 상태를 반복해서 대조하는 업무였습니다.