본 사례는 실제 외주 프로젝트 수행 기록을 바탕으로 작성했습니다.
계약 갱신에서 가장 위험한 부분은 교대표와 계약서의 근로조건이 어긋나는 순간이었습니다
OO노무사무소는 병원·시설관리 사업장의 기간제와 단시간 근로자 계약 갱신을 반복해서 맡고 있었습니다. 고객사는 직원명부, 채용품의서, 임금조건표, 다음 달 교대표를 각각 다른 파일로 보냈습니다. 계약서 양식은 이미 있었지만 직원 이름과 계약기간만 바꿔서는 사용할 수 없었습니다.
인사명부에는 주 40시간으로 적혀 있는데 월별 교대표에는 조별 시업·종업시각과 휴게시간이 다르게 편성되거나, 단시간 근로자의 근로일별 소정근로시간이 빠져 있는 경우가 있었습니다. 야간조가 추가됐는데 이전 계약서에는 주간 시업·종업시각만 남아 있기도 했습니다. 월 임금만 전달돼 기본급과 고정수당의 구성이 불명확하거나, 갱신 대상자 중 일부는 계약 종료일과 교대표 적용기간이 맞지 않았습니다. 문서를 만든 뒤에도 직원별 교부일과 전자서명 완료 여부를 별도 엑셀로 추적해야 했습니다.
기존 AI는 계약 문구를 썼지만, 직원별 원자료 충돌과 교부 상태를 끝까지 관리하지 못했습니다
생성형 AI에 근로조건을 입력하면 표준적인 계약 조항은 만들 수 있었습니다. 그러나 고객사마다 열 이름이 다른 직원명부·채용품의서·임금조건표·교대표를 읽어 같은 직원을 연결하고, 기간제·단시간·교대제 여부를 근거 없이 추정하지 않으면서 계약서 양식을 선택하는 일은 별개였습니다.
특히 교대표에서 계산한 소정근로일·시업·종업·휴게시간이 인사담당자가 승인한 조건과 다른지, 임금 구성과 지급일이 최신 품의 내용과 맞는지 확인해야 했습니다. 완성된 계약서를 누구에게 보냈고 누가 아직 서명하지 않았는지도 메일·전자서명 서비스의 상태를 다시 모아야 했습니다. 기존 AI는 한 장의 초안을 만들 수는 있었지만 여러 직원의 충돌 검수부터 교부·서명 회수까지 이어지는 갱신 업무를 처리하지 못했습니다.
yaap에 문의해 ‘교대제 근로계약 갱신 스킬’을 만들었습니다
스킬의 입력은 직원명부, 채용·갱신 품의서, 임금조건표, 월별 교대표, 사무소가 승인한 유형별 계약서 양식이었습니다. 출력은 계약유형 확인표, 직원별 근로조건 대조표, 계약서 초안, 고객사 질의 목록, 교부·서명 상태 대장이었습니다. 근로자성이나 적법성을 자동 판단하지 않고, 서로 다른 원자료가 합의된 조건과 맞는지를 먼저 드러내도록 설계했습니다.
1. 갱신 대상자와 적용기간을 먼저 맞췄습니다. 직원번호를 기준으로 인사명부와 품의서, 기존 계약서, 다음 교대표를 연결했습니다. 이름은 같아도 직원번호나 사업장이 다르면 자동으로 합치지 않았고, 계약 종료일과 새 교대표의 적용기간이 이어지지 않는 사람을 표시했습니다.
2. 계약 유형과 필수조건을 확인 목록으로 만들었습니다. 기간의 정함 유무, 통상·단시간 여부, 근무장소와 업무, 소정근로일, 주 소정근로시간, 임금 구성·계산기간·지급일을 자료별로 나란히 놓았습니다. 근거가 부족한 유형은 AI가 정하지 않고 고객사 질문으로 돌렸습니다.
3. 교대표와 계약조건의 충돌을 찾아냈습니다. 조별 시업·종업시각, 휴게시간, 주간·야간·비번 순환을 읽어 계약서의 근로일과 시간에 대조했습니다. 단시간 근로자의 근로일별 시간이 없거나, 야간조와 계약서 시간이 다르거나, 휴게시간을 제외한 시간이 승인 조건과 맞지 않으면 직원별 예외표에 남겼습니다.
4. 승인된 값만 계약서 초안에 넣었습니다. 사무소가 정한 기간제·단시간·교대제 양식을 선택해 확인된 조건만 입력하고, 계산값에는 산출 근거를 붙였습니다. 미확정 임금항목이나 근무시간을 자연스러운 문장으로 추정해 채우지 않았습니다.
5. 교부와 서명 회수 상태까지 추적했습니다. 확정본마다 버전, 교부일, 교부방법, 서명 요청일, 완료일을 기록하고 미완료자를 따로 표시했습니다. 노무 전문가와 인사담당자가 최종 조건을 검토한 뒤 고객사가 직접 교부·서명 절차를 마감했습니다.
전 직원의 계약서를 처음부터 읽는 대신, 조건이 충돌하거나 서명이 남은 사람만 보게 됐습니다
이전에는 계약서를 모두 만든 뒤 문서별로 교대표와 임금표를 다시 펼쳐 검수했습니다. 지금은 계약기간, 소정근로일, 휴게시간, 임금조건이 맞지 않는 직원이 먼저 분리됩니다. 고객사에는 여러 차례 질문을 보내는 대신 확인이 필요한 직원과 항목을 한 번에 전달할 수 있고, 문서 작성 뒤에는 미교부·미서명자만 추적합니다.
계약 유형, 임금·근로시간의 적법성, 최종 문안은 노무 전문가와 고객사가 판단합니다. yaap이 맡은 것은 그 판단을 대신하는 일이 아니라 직원별 원자료를 계약조건과 대조하고, 충돌 없는 초안과 교부·서명 상태를 한 흐름으로 관리하는 반복 작업이었습니다.