본 사례는 실제 외주 프로젝트 수행 기록을 바탕으로 작성했습니다.
가장 오래 걸린 일은 내용을 쓰는 게 아니라, 받은 서식에 정확히 넣는 일이었습니다
OO행정사무소는 신청 사유와 사업 내용 초안을 만들 때 이미 생성형 AI를 사용하고 있었습니다. 문제는 기관마다 보내오는 원본 양식이 달랐다는 점입니다. 한글 문서에는 누름틀과 필드명이 지정된 칸, 일반 표 셀, 글상자가 한 파일에 섞여 있었고, 워드에는 콘텐츠 컨트롤과 일반 문단이 함께 있었습니다. PDF도 입력 가능한 AcroForm과 이미지로만 된 스캔본이 구분되지 않은 채 들어왔습니다.
같은 고객 정보도 서식에서는 신청인 주소, 사업장 소재지, 주된 사무소처럼 서로 다른 이름으로 표시됐습니다. 사업자등록번호는 하이픈을 빼야 하는 칸이 있었고, 날짜는 YYYY.MM.DD와 한글 연월일 형식이 섞였습니다. 긴 사업 내용이 표 셀을 넘으면 다음 행이 밀렸고, 스캔 PDF에 좌표로 올린 글자가 서명·날인란을 침범하기도 했습니다. 담당자는 결국 원본 파일을 하나씩 열어 값을 복사하고, PDF로 출력한 뒤 다시 페이지를 넘겨 보며 깨진 곳을 찾았습니다.
기존 AI는 문장을 만들었지만, 원본 파일의 입력 구조와 출력 상태를 다루지 못했습니다
일반적인 AI 대화창에 양식을 올리면 어떤 내용을 적을지는 제안받을 수 있었습니다. 하지만 HWP의 누름틀·필드명과 일반 표 셀을 구분해 원본 파일에 값을 넣거나, Word 콘텐츠 컨트롤의 반복 구역을 유지한 채 채우거나, AcroForm 필드와 스캔 PDF의 좌표 입력을 서로 다른 방식으로 처리하지는 못했습니다.
더 큰 문제는 입력 이후였습니다. 저장에는 성공해도 표 안 문장이 잘렸는지, 페이지 나눔 때문에 첨부서식 번호가 밀렸는지, 체크 표시가 다른 항목에 걸렸는지, 글자가 서명·도장 영역과 겹쳤는지는 실제 렌더링 결과를 봐야 알 수 있었습니다. 즉 기존 AI는 ‘적을 답’을 만들 수는 있었지만, 기관이 보낸 원본 파일을 구조에 맞게 수정하고 출력본까지 검수하는 작업은 끝내지 못했습니다.
yaap에 문의해 ‘원본서식 입력·렌더 검수 스킬’을 만들었습니다
사무소가 yaap에 요청한 것은 새 양식을 만드는 기능이 아니라, 받은 원본을 그대로 유지하면서 고객대장과 사건자료의 값을 넣고 검수할 수 있게 하는 기능이었습니다. 스킬의 입력은 원본 HWP·DOCX·PDF, 고객 기본정보, 사건별 답변 초안, 서명·날인 금지영역이었습니다. 출력은 값이 입력된 원본 형식 파일, 출처값 → 변환 규칙 → 입력 위치가 남은 필드 대조표, 미확정 질문 목록, 페이지별 렌더 검수본이었습니다.
1. 파일 구조를 먼저 판별했습니다. HWP의 누름틀·필드명·표 셀, DOCX의 콘텐츠 컨트롤·반복 구역·일반 문단, PDF의 AcroForm 여부를 조사했습니다. 입력 구조가 없는 스캔본은 별도 좌표 입력 대상으로 분리하고, 암호화되거나 손상된 파일은 자동 처리했다고 표시하지 않았습니다.
2. 서식별 필드 인벤토리를 만들었습니다. 화면에 보이는 라벨뿐 아니라 내부 필드명, 페이지와 표·셀 위치, 필수 여부, 허용 글자 수, 체크박스 유형을 기록했습니다. 대표자 주소와 사업장 주소처럼 이름이 비슷한 항목은 자동으로 합치지 않고 담당자 확인 대상으로 남겼습니다.
3. 고객자료의 값과 변환 근거를 연결했습니다. 고객대장과 사건자료에서 값을 가져와 날짜 형식, 우편번호 분리, 식별번호 구분기호 제거처럼 사전에 승인한 변환만 적용했습니다. 원자료가 없거나 후보가 둘 이상이면 임의로 채우지 않고 질문 목록에 넣었습니다.
4. 문서 유형에 맞는 방식으로 입력했습니다. 누름틀과 콘텐츠 컨트롤, AcroForm에는 식별된 필드로 값을 넣고, 스캔본에는 기준점에 맞춘 좌표로 텍스트와 체크 표시를 배치했습니다. 각 입력값에는 어느 자료에서 가져왔는지 역추적할 수 있는 대조표를 함께 만들었습니다.
5. 실제 출력 화면을 렌더링해 예외만 돌려보냈습니다. 완성 파일을 페이지 이미지와 검토용 PDF로 다시 출력해 셀 넘침, 글자 잘림, 페이지 밀림, 체크 위치 이탈, 서명·날인 영역 충돌을 표시했습니다. 담당자는 표시된 페이지와 미확정 값만 확인한 뒤 서명·날인하고 제출본을 확정했습니다.
전체 문서를 다시 만드는 대신, 값이 없거나 화면이 깨진 곳만 확인하게 됐습니다
이전에는 담당자가 세 종류의 양식을 각각 처음부터 채우고 모든 페이지를 육안 대조했습니다. 지금은 같은 고객자료가 여러 서식에 반복돼도 승인된 출처값을 다시 사용하고, 담당자는 필드 대조표의 미확정 항목과 렌더 검수본에 표시된 페이지만 봅니다. 어떤 값이 어느 파일에서 왔는지도 바로 확인할 수 있어 수정 요청이 들어왔을 때 원본을 다시 찾는 과정이 줄었습니다.
모든 서식이 자동 처리되는 것은 아닙니다. 사용자 정의 개체가 많은 HWP, 보안이 걸린 PDF, 품질이 낮은 스캔본은 수동 처리 대상으로 남습니다. 최종 내용과 배치, 서명·날인은 담당자가 확인합니다. yaap이 줄인 것은 글쓰기 시간이 아니라 원본 파일마다 반복하던 필드 탐색·복사 입력·전체 페이지 재검수 범위였습니다.